Инвентаризация и ОСВ в ресторане: сверка факта с учётом

Учётная система фиксирует движение продуктов по документам: накладные, технологические карты, акты списания. Но реальный склад живёт иначе: повар отломил лишний кусок, кладовщик принял товар без взвешивания, бармен забыл внести вскрытую бутылку. Инвентаризация — единственный способ узнать правду о том, что физически есть на складе, и сверить её с тем, что говорит iiko или другая система учёта.

Ошибки инвентаризации чаще всего рождаются на этапе подготовки, а не во время счёта. Беспорядок на полках, непроведённые накладные и подсчёт «на глаз» делают результат ненадёжным.

ОСВ — это таблица движения каждого ингредиента за период. Она связана с контролем фудкоста: именно из ОСВ берётся фактический расход для расчёта себестоимости.

Отклонение в ОСВ имеет знак и смысл. Недостача означает, что факт меньше учётного остатка: продукт ушёл без документа или был украден. Излишек означает, что факт больше учётного остатка: продукт пришёл без накладной или его неправильно списали.

Расхождения в ОСВ — это всегда симптом. Прежде чем списывать всё на хищения, нужно проверить системные причины: ошибки в технологических картах, проблемы при приёмке и неправильные единицы измерения. Контроль списаний и потерь — отдельная тема, которую мы подробно разбираем в материале про списания, порчу и хищения на складе.

Если в ТТК указан расход 150 г куриного филе, а повар по факту кладёт 180 г, система будет систематически показывать недостачу по курице. Выход — регулярная контрольная проработка: взвесить готовое блюдо и его компоненты, сравнить с картой.

Приняли 10 кг, взвесили 9,6 кг — но в накладную внесли ровно 10. Или поставщик приехал в час пик, накладную бросили «на потом» и забыли провести. Оба случая дадут расхождение в ОСВ. Решение — правило: без подписанной накладной товар на склад не идёт.

Масло пришло в упаковках по 180 г, а в системе заведено в килограммах. Один раз неправильно пересчитали коэффициент — и каждая накладная даёт накопленную ошибку. Проверьте единицы измерения для всех позиций, особенно алкоголя и специй.

Полная инвентаризация всего склада занимает 2–4 часа и требует остановки движения товара. Для оперативного контроля используют частичную (цикличную) инвентаризацию: каждую неделю считают одну группу продуктов, за месяц охватывают весь склад. Это особенно актуально для ресторанов с высокой выручкой, где остановка склада на несколько часов критична.

В iiko ОСВ формируется в разделе «Склад» — «Оборотно-сальдовая ведомость». Укажите период, склад и группу продуктов. Результат можно выгрузить в Excel для дальнейшего анализа. ОСВ в iiko автоматически рассчитывает расход по технологическим картам, если блюда правильно списываются через кассу — это главное условие точности. Подробный анализ отчётов iiko, включая динамику расхода ингредиентов, доступен в разделе про отчёты и аналитику ресторана.

Точность ОСВ в iiko напрямую зависит от двух вещей: правильности технологических карт и дисциплины при проведении накладных. Погрешность в ТТК или «висящие» накладные делают ОСВ бесполезным документом. Управление закупочными ценами и их влияние на суммовую часть ОСВ разобраны в материале про рост закупочных цен.

Систематическое расхождение между фактом и учётом — это симптом, который влияет на фудкост и итоговый P&L: недостача увеличивает фактическую себестоимость, а значит, снижает реальную маржу блюд.